조직 내 비서의 의무

모든 조직의 성과는 비서들의 노력에 달려 있습니다. 비서의 임무에는 회사, 다른 부서 및 임원에 대한 일반적인 기본, 조직 및 일반 사무실 책임을 수행하는 것이 포함됩니다. 그들은 전자 프론트 오피스를 관리하고 행정 문제를 처리하는 데 도움을 줍니다. 비서의 임무는 대부분의 경우 대중에게 눈에 띄지 않습니다. 그러나 그들은 조직을 조직하고 궤도에 유지하는 데 중요한 역할을합니다.

우리는 조직을 원활하게 운영하고 다른 조직 업무를 처리하는 비서의 중요성을 표시하는 임무에 착수합니다. 수행된 역할 중 일부는 많은 사람들에게 알려져 있지 않습니다. 그들의 역할은 단순히 메모를 하고 전화를 받는 것 이상입니다. 직업은 조직의 의사 결정에 대한 모든 작업에 필수적이 되는 데 먼 길을 왔습니다.

비서의 책임

비서의 업무는 분야에 따라 다릅니다. 그러나 의료, 법률 분야에서 회사 비서에 이르기까지 유사한 업무를 수행합니다. 고도로 유능한 비서의 기술은 현재 업계에서 높은 수요가 있습니다. 바쁜 업무 일정과 촉박한 마감 시간으로 가득 차 있는 경우가 많습니다.

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비서 직함의 예

• 비서
• 법률 비서
• 사무 총장
• 비서(아르바이트)
• 접수원

비서 업무는 무엇입니까?

많은 사람들이 비서의 역할을 개인 비서로 착각하는 경우가 많습니다. 그러나 이론적으로 개인 비서의 역할은 비서의 역할과 다릅니다. 비서는 개인 비서와 달리 강력한 기술과 역량이 필요합니다. 비서는 조직의 핵심 운영에 영향을 미치는 복잡한 작업을 수행합니다.

사무 비서 업무는 산업 또는 고용주에 따라 다릅니다. 그러나 직업은 작업 환경의 유사성으로 인해 서로 관련이 있습니다. 다른 직장의 비서는 동일한 의무와 책임을 수행합니다. 이것은 조직의 운영에 영향을 미칩니다. 다음은 다양한 업무 환경에서 서기가 수행하는 몇 가지 표준 및 기본 의무입니다.

1. 리셉션

일반 사무직의 경우 비서의 임무에는 신입 사원과 방문객이 조직 내에서 길을 찾는 데 도움을 주는 것이 포함됩니다. 일반적인 역할 중 일부에는 방문자를 해당 부서 및 사무실로 안내하는 것이 포함됩니다. 그들은 또한 신입 직원들에게 첫날에 자신의 워크스테이션을 보여줍니다. 그들은 일반적으로 사무실 방문자에게 세계적 수준의 전문적인 환영을 제공함으로써 회사의 전반적인 이미지를 투영합니다.

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2. 제출

비서의 또 다른 주요 역할은 고객과 직원의 파일을 관리하는 것입니다. 또한 향후 참조를 위해 중요한 생성된 기록을 저장합니다. 병원 환경의 예에서 간호사나 의사와 약속하는 동안 환자의 파일을 생성하는 것은 비서의 역할입니다. 그들은 또한 약속이 끝날 때 그것을 저장합니다. 그들은 파일을 알파벳 순서로 배치하고 쉬운 저장과 빠른 검색 목적을 위해 최신의 가장 단순한 파일링 시스템을 사용합니다.

3. 통신

사무실 환경과 관련하여 비서는 종종 수신 및 발신 전화 및 우편 서신을 위해 연락합니다. 그들은 고객, 고객, 비즈니스 파트너로부터 전화를 받습니다. 그들은 또한 고객이 게시한 질문을 해결하거나 추가 지침을 위해 해당 부서로 고객을 전달하는 데 도움을 줍니다. 그들은 또한 고객에게 정보를 전달할 때 경영진을 대신하여 전화를 걸어 행동합니다.

그들은 약속을 잡고 후속 문의를 합니다. 메모 작성은 특히 관리자에게서 비서에게 필수적인 기술입니다. 그들은 또한 메모나 편지를 준비하고 이메일을 심사합니다. 그들은 또한 공식 회의 중에 의사록을 작성합니다.

4. 문서 관리

문서는 조직에 중요하며 문서를 관리하는 것은 전적으로 비서의 책임입니다. 이것은 우편 또는 내부 배포를 위해 문서를 복사하는 것입니다. 문서는 또한 회사에서 고객, 잠재적 비즈니스 파트너 또는 고객에게 팩스로 보내야 합니다. 또한 해당 부서로 안내되는 수신 팩스를 받습니다.

또한 이메일, Excel, Word 및 스프레드시트와 같은 다양한 형식을 통해 직원과 고객에게 문서를 배포합니다. 또한 비서는 이메일을 적절한 채널로 보내기 전에 교정하고 초안을 작성합니다.

5. 일반 사무 업무

소규모 사무실의 경우 비서의 역할은 일상적인 사무를 수행하는 것과 다른 사람의 작업을 돕는 다른 관련 심부름까지 다양할 수 있습니다. 여기에는 처음에 취소된 약속을 예약하고 다시 예약하는 작업이 포함됩니다. 또한 사무용품 주문, 메모 작성 및 방문객을 위한 다과 준비도 포함됩니다.

6. 지원

비서의 중요한 역할은 조직 내 여러 부서의 관리자를 지원하는 것입니다. 워크스테이션은 다를 수 있지만 다른 사람들은 각 관리 팀에 개인 비서를 할당하기 위해 복잡하거나 바쁩니다. 다른 직장에서는 개인 비서가 있는 최고 경영자와 함께 일부 고위 관리자에게 서비스를 제공할 비서 1명을 임명합니다.

7. 일상 업무 수행

비서가 수행하는 유사한 작업 중 일부는 모두 정보 관리와 관련이 있습니다. 비서는 종이 및 전자 파일링 시스템을 관리합니다. 그들은 또한 경로 메일을 처리하고 프린터, 팩스 기계, 컴퓨터 및 화상 회의 장비와 같은 다수의 사무 기계를 작동합니다. 다른 워크스테이션에서 비서는 받아쓰기를 하고 보고서와 편지를 작성하는 일에 관여합니다.

다른 사람들은 또한 관리자가 작성한 대략적인 초안을 수정합니다. 비서는 훌륭하고 정확한 문법과 철자 기술을 가지고 있어야 합니다. 또한 고객 서비스와 관련하여 빠르고 정확하고 능숙하게 입력해야 합니다. 데이터베이스, 스프레드시트 및 그래픽을 포함하는 다양한 컴퓨터 소프트웨어 프로그램을 처리하는 기술 지식이 있어야 합니다.

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비서의 의무와 책임

비서는 다음과 같은 책임을 수행해야 합니다.

위원회 회의 전

• 회의를 진행할 방 배정
• 위원장과의 회의 및 회의의 의제에 대한 합의
• 회의가 예정된 장소와 시간 및 합의된 안건을 위원회 위원에게 통지합니다.
• 적어도 실제 회의 1주일 전에 회의와 관련된 모든 문서를 준비합니다. 문서에는 마지막 회의의 서신과 이전 회의의 기록인 의사록도 포함되어야 합니다.

위원회 회의 중

• 회의에 참석한 사람들의 메모를 작성합니다. 또한 불참했지만 앞서 참석한 분들께 사과의 뜻을 전했습니다.
• 마지막 회의록을 회람하고 낭독하며, 회의록에 대한 질문을 받고 필요할 때 회의록을 변경합니다.
• 취한 즉각적인 조치에 대해 보고할 때 회의 참가자가 말하는 내용을 기록합니다. 또한 위원회가 내린 결정에 주목합니다.
• 서기가 작성한 서신과 즉각적인 조치를 취하기 위해 받은 답변을 위원회에 보고합니다.

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위원회 회의 후

• 회의 중에 캡처한 메모에서 문제에 맞춰 차기 위원회 회의에 공식 의사록을 작성합니다.
• 위원회가 이전에 처리를 요청한 모든 서신을 작성하여 발송합니다.

다음에 대한 최신 기록을 유지하는 것은 총무의 전적인 책임입니다.

• 위원회 위원의 성명, 공식 주소 및 전화번호
• 커뮤니티 협회 회원의 이름과 주소
• 관련 커뮤니티 관련 회원이 참석한 회의
• 관련 공무원의 중요한 연락처.

직위와 관련된 비서 업무는 무엇입니까?

다른 산업에서 다른 비서에게 할당된 다른 임무가 있습니다. 다음은 직무 설명에 맞는 비서의 구체적인 책임입니다.

비서의 전반적인 책임

• 위원회 회의가 회원들에게 적절하게 관리되도록 보장
• AGM 및 행사와 같은 다른 회의도 적절하게 관리되도록 합니다.
• 현재 시스템에 맞게 회원 기록 유지
• 회의 중에 취한 커뮤니티 구성원 조치 사항 모니터링.

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비서의 구체적인 책임

• 다른 사람들과 함께 위원회 회의 및 AGM을 계획 및 준비하고 적절하게 할당합니다. 여기에는 회의 날짜 계획, 회의 알림 발송, 회의실 예약, 회의록 및 기타 관련 문서가 포함됩니다. 또한 의장과 연락하여 최종 회의 의제를 작성합니다.
• 위원회 회의에 또 다른 분의 시간이 있는지 확인합니다. 특히 비공개 회의의 경우.
• 의사록에 의사결정과 조치를 정확하게 기록하고, 다가오는 위원회 회의에 보고하고, 회의 중에 공식화한 결과와 결정으로 조치의 진행 상황을 기록합니다.
• 정확하고 정확한 현재 회원 기록을 유지합니다. 또한, 통지 갱신 발행은 회계와의 연락을 통해 회비를 기록하기도 합니다.
• 위원회 회의에서 합의된 서신과 이메일을 통해 서신을 처리합니다. 또한 다음 회의를 위해 받은 서신과 이메일을 요약하고 적절한 답장을 작성합니다.
• 수행해야 하는 관련 보고를 계획합니다. 여기에는 지역사회 협회 회원을 위한 연례 보고서가 포함됩니다.

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전반적인 업무

• 회사 하우스의 요구 사항이 준수되도록 합니다.
• 위원회 회의가 관리되고 적절하게 기록되었는지 확인합니다.
• 회사 집 이사 목록도 현재 상태로 업데이트해야 합니다.
• AGM 및 EGM이 적절하게 참석하고 기록되었는지 확인
• 회원 기록을 최신 상태로 유지
• 연간 수익이 적절한 형식으로 규제 기관과 일치하도록 합니다.

경제의 다양한 부문에서 비서에게 많은 직업 기회가 있습니다. 비서의 가장 큰 고용주 중 일부는 다음 부문에 포함됩니다.

• 사회 지원
• 보건 의료
• 교육
• 전문 워크스테이션
• 종교 단체
• 정부 및 시민 사회
• 과학 및 기술 서비스

비서의 기술 및 핵심역량

1. 전문적 성장에 대한 약속

비서는 계속해서 발전하는 직업을 이해해야 하며 따라서 계속해서 기술을 업데이트해야 합니다. 고용주는 그들의 기술을 통해 직장의 사무실 효율성을 지속적으로 개선하기 위해 그들에게 의존합니다. 비서는 교육을 연장하고 현재 기술을 추가할 수 있는 다른 기회를 모색하여 고용주에게 깊은 인상을 줄 수 있습니다. 이것은 CV의 기술과 관련된 전문적인 가치를 계속해서 성장시킵니다.

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2. 뛰어난 커뮤니케이션 능력

비서가 보내는 대부분의 시간은 전화, 이메일, 보고서, 편지 및 리셉션 데스크에서 이루어집니다. 이는 조직 전체의 아이디어와 가치를 소집할 때 첫인상을 활용하는 것을 의미합니다. 지속적인 비즈니스 성장은 고객, 파트너, 고객을 어떻게 대하느냐에 달려 있습니다. 비서는 클라이언트의 말을 듣고 지시를 따르고 피드백을 보고해야 합니다. 다른 지원자와 차별화되는 구두 및 조직적 의사 소통 기술의 강조가 필요합니다.

3. 팀워크에 대한 개방성

비서는 조직의 목표가 달성되도록 다른 부서와 팀워크에 열려 있어야 합니다. 즉, 혁신, 협업 및 노력이 적용되어야 합니다. 그들은 작업장의 효율성을 향상시키기 위한 이니셔티브를 취해야 합니다.

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비서는 위의 기술 외에도 대인 관계 기술, 멀티 태스킹 및 세부 사항에주의를 기울여야합니다. 상당히 스트레스가 많은 직업이기 때문에 상당한 업무 투입으로 인한 스트레스 관리 능력도 갖추어야 합니다. 비서의 임무는 다양한 산업 분야에서 확장되고 다양할 수 있습니다. 비서의 가치에 대한 지속적인 성장이 있으므로 더 많은 기회를 창출합니다.

리셉션 데스크에서 일할 가능성이 기대되는 경우 조직 운영에 대한 영향력을 높일 수 있도록 준비하십시오. 또한 조직에서 비서의 의무를 배우십시오. 다른 비서들과 차별화되기 위해서는 자질을 강화해야 합니다. 비서 직업에서 더 많은 기술과 역량을 얻으려면 다른 관리 및 비서 과정에 등록하는 것이 좋습니다.

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